CONTROL HORARIO DE LOS TRABAJADORES
OBLIGATORIEDAD POR LEY
Es obligación del empresario realizar un registro efectivo de la jornada de trabajo de todo el personal, tanto de los contratados a tiempo parcial como de los contratos a jornada completa, según la Sentencia nº 207/2015, de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional de 4 de diciembre de 2015, por lo que todas las empresas deben tener implantado un sistema de registro de la jornada diaria de sus trabajadores. Es por ello, por lo que la Inspección de Trabajo ha iniciado una nueva campaña para controlar las horas extras y el registro de la jornada.
ASPECTOS DE ESTA NUEVA CAMPAÑA
La Instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo, sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias, ha promovido una nueva campaña con la finalidad de aumentar la vigilancia y control sobre las empresas para detectar posibles infracciones. Los objetivos de la campaña se contemplan en dos vertientes:
1. De un lado, intensificar el control del cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo, en general, y de las horas extraordinarias en particular (máximo 80 horas al año), así como asegurar que se lleva a cabo la adecuada remuneración y cotización de las horas trabajadas.
2. De otro, se vigilará el cumplimiento de la obligación de realizar el registro diario de la jornada y que se respetan los derechos de información de los representantes de los trabajadores en la materia.
Si como empresario tienes contratados trabajadores, la Ley te obliga a llevar un registro del horario de tus empleados. Será indiferente que estén contratados a jornada completa o a tiempo parcial. A su vez, debes de implantar sistemas de control para elaborar y gestionar el registro de la jornada laboral. El registro diario de jornada debe existir en todas la empresas de forma obligatoria independientemente del tamaño de las mismas. También es indiferente la actividad que vengan ejerciendo.
¿QUÉ EMPRESAS SERÁN SANCIONADAS?
Los principios orientadores para seleccionar a las empresas que serán inspeccionadas se focalizarán en estos dos criterios:
1. Número de trabajadores. Se seleccionarán empresas entre 4 y 50 empleados.
2. Sector de actividad. Se seleccionarán empresas que ejerzan las siguientes actividades:
- Industria manufacturera (en concreto, empresas que pertenezcan a la industria de la alimentación, textil y confección de prendas de vestir, industria del cuero y del calzado, artes gráficas y fabricación de muebles).
- Comercio en general, incluyéndose tanto el que se ejerce al por mayor como el minorista.
- Reparación de vehículos a motor y motocicletas.
- Servicios financieros (excepto seguros y fondos de pensiones).
- Actividades sanitarias y de servicios sociales.
- Hostelería.
Durante las actuaciones de la Inspección se prestará atención a cuestiones generales, tales como el cumplimiento de las obligaciones formales (actividad de la empresa y horario, plantilla, tipos de contratos, registro de jornada diario, realización de horas extraordinarias, etc.), así como entrevistas personales con los trabajadores y, en su caso, los representantes sindicales.
HORAS EXTRAS
Hasta ahora, era el trabajador quien debía acreditar que había realizado horas extras, en el momento de reclamarlas. Pero esto ha cambiado.
A raíz de la Sentencia de la Audiencia Nacional de fecha 4 de diciembre de 2015, se establece como obligatorio el registro de las jornadas diarias de los trabajadores, con independencia de que sean empresas grandes o pequeñas.
Acciones a realizar rigurosamente a partir de ahora
1. Realizar diariamente el registro de horas de todos los trabajadores, con independencia de que tengan contratos a tiempo completo o a tiempo parcial y que realicen horas tanto extraordinarias como complementarias o que no las hagan.
2. Los horarios de trabajo deberían de coincidir con el número de horas que reflejan los contratos de trabajo, pues sin duda se trata de evitar el fraude en la contratación y controlar por parte de la Autoridad Laboral el exceso de jornada ordinaria de trabajo. Por lo que la Inspección de Trabajo entiende, que los trabajadores fuera de los horarios de trabajo no deben de permanecer en los centros, para evitar por ejemplo, posibles accidentes de trabajo.
Los registros deberán estar cumplimentados y a disposición de la Inspección de Trabajo, lo que se os solicitará si sois objeto de una visita. Además, en el momento de la misma, los registros deben encontrarse actualizados y firmados y, como hemos indicado, coincidentes con el número de horas reflejadas en el contrato. Además existe la obligación de conservarlos durante un período de cuatro años.
SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
En caso de incumplimiento de estas obligaciones por parte del empresario: De comprobarse falta alguna en el registro el contrato del trabajador contratado a jornada parcial se presumirá automáticamente a jornada completa.
Si el incumplimiento se debiera a cuestiones formales o documentales se contemplaría una multa de entre 60 y 625 euros por una infracción considerada leve.
Dándose el caso de incumplimiento en materia de jornada, la imposición de multa sería a partir de los 626 euros con un grado máximo de 6.250 euros.
Igualmente, informar que a partir de ahora la Inspección de Trabajo podrá exigir el registro de la jornada de todos los trabajadores y justificantes de entrega del control mensual de horario, aunque no se realicen horas extraordinarias, ya que a falta de dicha obligación, el Organismo en cuestión podrá levantar Acta de Infracción en materia de Relaciones Laborales por incumplimiento de las obligaciones estipuladas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.
¿Cómo evitar las sanciones ?
Para evitar estas multas de la Inspección (pueden ser de hasta 6.250 euros), registra día a día la jornada de todos tus trabajadores. Para ello:
El registro de la jornada debe ser diario e incluir el horario concreto de entrada y salida de cada empleado.
No es válido entregar un cuadrante horario o el horario de aplicación en tu empresa, ya que estos documentos se elaboran con carácter previo a la prestación de servicios. Es decir, no incluyen las horas efectivamente trabajadas en el período.
INFORMACIÓN REQUERIDA (MODELOS)
Llegado este punto resulta fundamental para el empresario el registro de horarios de la jornada por lo que debes disponer de una plantilla para gestionar su control y hacer una posterior entrega al trabajador.
Tu empresa es libre de elegir el modelo o tipo de registro que quiera para cumplir con esta obligación. Por ejemplo, el registro se puede llevar de forma electrónica mediante un sistema de fichajes (con tarjeta, huella dactilar…). También puede llevar un registro manual en papel con la firma del trabajador.
Aunque no existe un modelo oficial, el documento debe contener la siguiente información:
- Identidad de la empresa.
- Identificación del trabajador.
- Especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo.
- Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo.
- Firma del representante legal de la empresa.
- Recibo del trabajador.
SOLUCION TECNOLÓGICA
La mejor solución tecnológica para no tener que realizar la llevanza de registros manuales, archivo físico y tareas de cálculo manual, es la instalación de terminales de registro de presencia, con el correspondiente software que permitirá explotar los datos que se generan diariamente y utilizarlos para presentarlos cuando sean requeridos por una inspección, o bien para utilizarlos como base para el pago de horas e incentivos a los propios trabajadores de la empresa.
Los sistemas más usados con los de tarjeta o llavero radiofrecuencia (RFID). Una tarjeta o dispositivo en el llavero del trabajador, que al ser aproximado al terminal, detecta la presencia y registra sus entradas, salidas y pausas (almuerzo, café, fumar, médico, etc.). Y por otro lado, el sistema de huella dactilar, que evita la picaresca de que un trabajador deje a otro su tarjeta RFID para que «fiche» por él, en su ausencia o ante un eventual retraso en la entrada al trabajo.
